Desde o mês de maio, os documentos administrativos e acadêmicos resultantes das atividades desenvolvidas pelas unidades vinculadas ao Gabinete do Reitor, às Pró-Reitorias e às Secretarias Especiais da UFFS passaram a ser acondicionados no espaço destinado ao Arquivo Intermediário e Permanente da Reitoria, situado no prédio que também abriga a Biblioteca e a Secretaria Especial de Tecnologia e Informação, no Campus Chapecó.

O local abrange aproximadamente 170 m² e atende ao previsto na Resolução nº 13/CONSUNI/UFFS/2016, que trata do estabelecimento da Política de Gestão de Documentos Arquivísticos da UFFS, cujo Artigo 4º orienta sobre a guarda dos documentos administrativos da Reitoria considerados intermediários e permanentes. Nesse espaço, além da documentação resultante das atividades das unidades da Reitoria, como a documentação de patrimônio, de pessoal, projetos de Extensão, processos de diplomação, também se encontram acondicionados documentos do Campus Chapecó, como os dossiês acadêmicos da Graduação e da Pós-Graduação.

As salas destinadas aos arquivos foram projetadas visando à preservação dos documentos, sem janelas para áreas externas, evitando, assim, a incidência direta de luz solar, diminuindo a oscilação da temperatura (altamente prejudicial aos documentos). O Arquivo também conta com um sistema de dez módulos de arquivos deslizantes formados de estantes acopladas a trilhos presos ao chão, o que permite a movimentação dos módulos e a racionalização do espaço.

Esses dispositivos foram destinados ao acondicionamento da documentação de caráter permanente e de longas temporalidades, como os dossiês dos servidores e dossiês dos alunos, que devem ser preservados por 100 anos, conforme dispõe a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos da UFFS.

Seguindo ainda o que preconiza a Política de Gestão de Documentos Arquivísticos, o Departamento de Gestão Documental (DGDOC) vem ministrando treinamentos aos servidores da UFFS, abrangendo temas como organização, acondicionamento, conservação e destinação de documentos, formação de processos administrativos, classificação de documentos e cadastro de documentos no Sistema de Gestão de Processos e Documentos (SGPD).

Nas duas primeiras semanas de agosto foram realizados treinamentos aos servidores das coordenações Acadêmica e Administrativa do Campus Chapecó. Para o dia 17 de agosto estão previstas atividades com servidores ligados à Pró-Reitoria de Pesquisa e Pós-Graduação (PROPEPG).