UFFS atende legislação e realiza quarta eliminação de documentos

A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) da Universidade Federal da Fronteira Sul informa que foi publicado o Termo de Eliminação de Documentos referente à ação realizada no dia 11 de dezembro de 2025, na qual foram destinados para a reciclagem 179 metros lineares de documentos, ou 5.670 kg de papel.

O volume corresponde a aproximadamente 750 caixas-arquivo de documentos, relativas ao Edital de Ciência de Eliminação de Documentos n.º 1/CPAD/UFFS/2025, publicado no Diário Oficial da União (DOU), edição 155, seção 3, página 57, de 18 de agosto de 2025.

A eliminação de documentos traz como benefícios ganho de tempo na busca de informações; economia de recursos e de espaço físico destinado ao armazenamento de documentos; segurança e confidencialidade das informações; otimização do tempo no desenvolvimento de atividades e tarefas; atendimento à legislação que trata da gestão de documentos arquivísticos produzidos e acumulados por órgãos e entidades da administração pública.

A eliminação de documentos segue ao que dispõe a Política de Gestão de Documentos Arquivísticos da UFFS, instituída pela Resolução n.º 13/CONSUNI/UFFS/2016, que entre outros aspectos, indica os procedimentos para manutenção dos documentos na fase corrente, a transferência para arquivo intermediário e o recolhimento para guarda permanente. Após expirados os prazos de guarda previstos na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos da UFFS e análise pela CPAD, os documentos destituídos de valor informativo, histórico e probatório são encaminhados à eliminação.

A eliminação de documentos arquivísticos, no âmbito da UFFS, além de observar as Resoluções do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq) n.º 40/2014 e n.º 44/2020, que dispõem sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e das entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), segue as determinações da Portaria n.º 1505/GR/UFFS/2021, que normatiza os procedimentos internos para a destinação de documentos arquivísticos para eliminação no âmbito da UFFS.

Conforme o artigo 13 da referida Portaria, a eliminação dos documentos arquivísticos deve ser efetuada por meio de fragmentação manual ou mecânica, pulverização, desmagnetização ou reformatação, com garantia de que a descaracterização dos documentos não possa ser revertida, impossibilitando, assim, a recuperação das informações.

No atual processo de eliminação, a UFFS adotou a fragmentação do suporte papel, procedimento acompanhado e supervisionado pelo presidente interino/substituto da CPAD, Eliseu dos Santos Lima, e da servidora Daniele Ramos Zimmermann, chefe do Serviço de Arquivo Intermediário (SEAI).

Após a eliminação, os materiais resultantes foram destinados à Cooperativa de Trabalho COPERCLIM de Catadores de Materiais Recicláveis, conforme orientação do Decreto n.º 10.936, de 12 de janeiro de 2022, que prevê a separação de resíduos recicláveis descartados pelos órgãos da administração pública federal e a sua destinação às associações e cooperativas de catadores de materiais recicláveis. 

Acesse aqui informações sobre a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da UFFS e o link para os Termos de Eliminação de Documentos.