A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos da UFFS (CPAD – UFFS) informa que foi publicado o Termo de Eliminação de Documentos relativo à eliminação realizada na última segunda-feira (09), na qual foram destinados para a reciclagem 16,54 metros lineares (430 kg) de documentos relativos ao Edital de Ciência de Eliminação de Documentos nº 1/CPAD/UFFS/2020, publicado no Diário Oficial da União (DOU), edição 10, seção 3, página 78, de 15 de janeiro de 2020.
Em 2015 e em 2018 já foram eliminados cerca de 1 tonelada de documentos destituídos de valor. Nessa terceira eliminação, foram somados mais 430 kg, o que resultou em 53,77 metros lineares, ou seja, aproximadamente 283 caixas de arquivo.
A eliminação de documentos traz como benefícios o ganho de tempo na busca de informações; a economia de espaço físico destinado ao arquivamento; a segurança e confidencialidade das informações; a otimização do tempo das atividades e dos processos.

PROCEDIMENTO

O procedimento de eliminação de documentos faz parte da Política de Gestão de Documentos Arquivísticos da UFFS, instituída pela Resolução nº 13/CONSUNI/UFFS/2016 que, entre outras coisas, indica os procedimentos para manutenção e arquivamento dos documentos na fase corrente, a transferência para arquivo intermediário, o recolhimento para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor para servir como referência, prova, informação e/ou fonte de pesquisa, após expirados os prazos de guarda previstos na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos da UFFS.

Assim, a eliminação de documentos arquivísticos no âmbito da UFFS, além de observar a Resolução nº 40 do Conarq, de 9 de dezembro de 2014, que dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e das entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos – SINAR, segue as determinações da Portaria nº 626/GR/UFFS/2018, que normatiza os procedimentos internos para a destinação de documentos arquivísticos para eliminação.

Conforme o artigo 12 da Portaria nº 626/GR/UFFS/2018, a eliminação dos documentos arquivísticos deve ser efetuada por meio de fragmentação manual ou mecânica, pulverização, desmagnetização ou reformatação, com garantia de que a descaracterização dos documentos não possa ser revertida, impossibilitando, assim, a recuperação das informações.

A UFFS adotou a fragmentação para o suporte papel, que foi realizada na empresa ABPEL Comércio de Papéis Ltda, sob a supervisão da presidente da CPAD, Cinara Reis Flores, e do arquivista do Departamento de Gestão Documental, Eliseu dos Santos Lima, que acompanharam os procedimentos de descaracterização dos documentos. Após a eliminação, os materiais resultantes foram destinados à Associação dos Catadores de Materiais Recicláveis Solidários de Chapecó – ARSOL, conforme orientação do Decreto nº 5.940, de 25 de outubro de 2006, que institui a separação de resíduos recicláveis descartados pelos órgãos da administração pública federal e a sua destinação às associações e cooperativas de catadores de materiais recicláveis.
Mais informações podem ser obtidas na página da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.