INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 5/PROPLAN/UFFS/2016 (RETIFICADA)

Dispõe sobre os procedimentos para desenvolvimento das atividades de protocolo no âmbito da Universidade Federal da Fronteira Sul.

RETIFICAÇÃO

 

Na Instrução Normativa nº 005, de 30 de agosto de 2016, publicada no Boletim Oficial da UFFS, no §1º do Art. 3º, onde se lê:“desapensamento”, leia-se: “desapensação”.
 
INSTRUÇÃO NORMATIVA

O Pró-Reitor de Planejamento da Universidade Federal da Fronteira Sul (UFFS) no uso de suas atribuições legais;
a) considerando a Lei nº 9.784, de 29 de janeiro de 1999, que estabelece normas básicas sobre o processo administrativo no âmbito da Administração Pública Federal;
b) considerando a Portaria nº 660/GR/UFFS/2012, de 19 de junho de 2012;
c) considerando a Portaria Interministerial MJ/MP nº 1.677, de 7 de outubro de 2015, que define os procedimentos gerais para o desenvolvimento das atividades de protocolo no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública Federal;
d) considerando a Resolução nº 13/CONSUNI/UFFS/2016, de 15 de junho de 2016, que estabelece a política de gestão de documentos arquivísticos da Universidade Federal da Fronteira Sul;
e) considerando a Instrução Normativa nº 003 da Pró-Reitoria de Planejamento, de 14 de julho de 2016, que dispõe sobre os procedimentos de gerenciamento de documentos no Sistema de Gestão de Processos e Documentos (SGPD), da Universidade Federa da Fronteira Sul; RESOLVE:
 
Art. 1º Estabelecer os procedimentos para desenvolvimento das atividades de protocolo da UFFS, o Manual de Procedimentos para Desenvolvimento das Atividades de Protocolo da UFFS (Anexo I) e o Manual de Procedimentos de Serviço de Malote da UFFS (Anexo II).
§1º Os procedimentos para desenvolvimento das atividades de protocolo, a que se referem esta Instrução Normativa, incluem apenas os relacionados aos documentos avulsos físicos e os relativos à formação, autuação, recebimento, tramitação e arquivamento de processos administrativos físicos.
§2º Os procedimentos de protocolo que incluam documentos avulsos e processos digitais serão normatizados em regulamentação posterior.
Art. 2º Os procedimentos para o desenvolvimento das atividades de protocolo são de responsabilidade dos Serviços de Expedição e Protocolo (SEPs), dos servidores designados como Protocolistas Setoriais e das unidades administrativas da UFFS por onde tramitarem os processos administrativos.
§1º O documento externo que der entrada nos SEPs da UFFS e que pela natureza do assunto mereça manifestações, por meio de pareceres, anexos e despachos, deverá ser autuado na forma de processo administrativo, cadastrado no SGPD.
Art. 3º São atividades de protocolo o recebimento, a classificação, o registro, a d istribuição, o controle da tramitação, a expedição e a autuação de documentos avulsos para formação de processos.
§1º São atividades exclusivas dos SEPs e dos Protocolistas Setoriais a autuação de processos, abertura de novos volumes, juntada por apensação e anexação, desapensamento, desentranhamento, desmembramento, substituição de capa de processo e autuação de processo visando a reconstituição de processo e/ou volume perdido ou extraviado.
§2º No caso de perda ou extravio de processos, a autoridade competente deverá promover a apuração administrativa dos fatos.
Art. 4º Os SEPs são responsáveis por monitorar e orientar as demais unidades administrativas sobre as atividades de expedição, recebimento, registro e tramitação de processos e documentos avulsos.
Art. 5º A abertura de documentos avulsos e autuação de processos administrativos nos SEPs só é permitida a partir de documento original ou cópia autenticada em cartório ou administrativamente, entregues nos SEPs, não sendo aceitos documentos digitalizados enviados como anexo por e-mail, que não possam ser conferidos com o original para autenticação administrativa pelos protocolistas, conforme as orientações do item 2.1.3 da Portaria Interministerial nº 1.677/2015 para a digitalização de documentos avulsos recebidos.
§1º Os documentos pessoais apresentados aos SEPs da UFFS para cadastro de documento avulso ou autuação de processo administrativo, deverão ser originais acompanhados de cópia simples que serão autenticados administrativamente.
§2º Os documentos pessoais originais, após terem suas cópias autenticadas administrativamente, serão devolvidos ao interessado.
Art. 6º O controle do cadastro, tramitação e arquivamento de documentos avulsos e processos administrativos ocorre por meio do registro no SGPD.
Art. 7º Compete ao SEP da Reitoria – SEP-Reitoria, estabelecer o fluxo de acesso ao perfil de protocolista e analisar as solicitações de habilitação ou exclusão de acesso ao SGPD de servidor com o perfil de protocolista.
§1º A solicitação para acesso ou exclusão do perfil de protocolista ocorre de acordo com o fluxo e o formulário disponibilizados na seção “Processos e fluxos” na página do Departamento de Gestão Documental (DGDOC) no sítio da UFFS.
§2º Os servidores com perfil de protocolista serão designados em portaria do Gabinete do Reitor.
Art. 8º Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação.

 

 

 

Data do ato: Chapecó-SC, 30 de agosto de 2016.
Data de publicação: 02 de setembro de 2016.

Charles Albino Schultz
Pró-Reitor de Planejamento