Assessoria Técnica

1. SOLICITAÇÃO DE ASSISTÊNCIA PARA A ORGANIZAÇÃO E ENCAMINHAMENTO DE ARQUIVOS SETORIAIS

 

O Departamento de Gestão Documental (DGDOC) presta orientações às unidades acadêmicas e administrativas na organização dos documentos correntes, aqueles que ainda encontram-se sob a guarda dos setores que os produziram e/ou receberam.

Para solicitar orientações na organização de arquivos, preencha o Formulário de solicitação de assistência na organização de arquivos e encaminhe por mensagem para o e-mail seti.dgdoc@uffs.edu.br.

Antes de proceder o encaminhamento de documentos para o Arquivo da Reitoria e Campus Chapecó, os setores devem preencher este formulário, indicando a necessidade de transferência ou recolhimento de documentos (especificando o número de caixas, se destina-se ao Arquivo Intermediário ou Arquivo Permanente etc.). Desta forma, conseguimos organizar os atendimentos de acordo com a nossa capacidade de pessoal e distribuição de atividades internas.

Ao recebermos o Formulário de Assistência Técnica (pelo e-mail), analisamos o pedido, e retornamos com uma data/período que seja possível efetivar o recebimento da documentação do setor.

O atendimento à solicitação acontece de acordo com a lista de espera, respeitando-se a complexidade da assistência requerida e a demanda de setores que já solicitaram assistência, conforme a ordem de envio do Formulário.

 

2. TRANSFERÊNCIA DE DOCUMENTOS PARA O ARQUIVO INTERMEDIÁRIO DA REITORIA E CAMPUS CHAPECÓ

 

A transferência de documentos para o Arquivo Intermediário da Reitoria e Campus Chapecó, ocorre em observância à Instrução Normativa nº 9/SETI/UFFS/2020, e mediante o preenchimento da Relação de Transferência de Documentos ao Arquivo, disponibilizado como modelo na opção "Cadastrar Documento" no Módulo Protocolo: Mesa Virtual do SIPAC.

Orientações para o preenchimento da Relação de Transferência constam no Manual Procedimentos para transferência e recolhimento de documentos analógicos por meio do Módulo Protocolo: Mesa Virtual para o Arquivo da Reitoria e Campus Chapecó.

A Relação de Transferência deve ser encaminhada para o Serviço de Arquivo Intermediário - SEAI (Assunto - 061.522 Transferência) e as caixas com a documentação devem ser enviadas para o Departamento de Gestão Documental - sala 016 - subsolo do Prédio da Biblioteca - Campus Chapecó.

No caso de, além de documentos avulsos, haver também processos administrativos não digitais para encaminhamento ao Arquivo, estes devem ser tramitados pelo SGPD para a fila de trabalho do Serviço de Arquivo Intermediário - SEAI, antes do envio das caixas para o Departamento de Gestão Documental.

Para o encaminhamento das caixas até o Campus Chapecó, além dos procedimentos acima, orientamos que:

  • as caixas sejam lacradas com fita adesiva para não se abrirem durante o transporte;
  • as caixas sejam identificadas para serem entregues no DGDOC (Sala 016 - Subsolo - Prédio Biblioteca);
  • as caixas sejam entregues no SEP-Reitoria (Unidade Bom Pastor) para envio pelo malote, ou seja providenciado agendamento de transporte junto ao Departamento de Transportes. Setores localizados no Campus Chapecó devem solicitar o transporte das caixas junto à Assessoria de Logística e Suprimentos;
  • seja comunicado ao SEAI pelo e-mail arquivointermediario@uffs.edu.br, o dia que as caixas serão entregues na Sala 016. Mais informações podem ser obtidas nesse endereço ou pelo telefone (49) 2049-3194.

Na seção Acervo Arquivístico, constam informações sobre a documentação mantida no Arquivo Intermediário, bem como orientações para o empréstimo e consulta de documentos transferidos pelas unidades da UFFS.

 

3. RECOLHIMENTO DE DOCUMENTOS PARA O ARQUIVO PERMANENTE DA REITORIA E CAMPUS CHAPECÓ

 

O recolhimento de documentos para o Arquivo Permanente da Reitoria e Campus Chapecó ocorre em observância à Instrução Normativa nº 10/SETI/UFFS/2020 e mediante o preenchimento da Relação de Recolhimento de Documentos ao Arquivo, disponibilizada como modelo na opção "Cadastrar Documento" no Módulo Protocolo: Mesa Virtual do SIPAC.

Orientações para o preenchimento da Relação de Recolhimento constam no Manual Procedimentos para transferência e recolhimento de documentos analógicos por meio do Módulo Protocolo: Mesa Virtual para o Arquivo da Reitoria e Campus Chapecó.

A Relação de Recolhimento deve ser encaminhada para o Serviço de Arquivo Permanente - SEAP (Assunto - 061.523 Recolhimento) e as caixas com a documentação devem ser enviadas para o Departamento de Gestão Documental - sala 016 - subsolo do Prédio da Biblioteca - Campus Chapecó.

No caso de, além de documentos avulsos, haver também processos administrativos não digitais para encaminhamento ao Arquivo, estes devem ser tramitados pelo SGPD para a fila de trabalho do Serviço de Arquivo Permanente - SEAP, antes do envio das caixas para o Departamento de Gestão Documental.

Para o encaminhamento das caixas até o Campus Chapecó, além dos procedimentos acima, orientamos que:

  • as caixas sejam lacradas com fita adesiva para não se abrirem durante o transporte;
  • as caixas sejam identificadas para serem entregues no DGDOC (Sala 016 - Subsolo - Prédio Biblioteca);
  • as caixas sejam entregues no SEP-Reitoria (Unidade Bom Pastor) para envio pelo malote, ou seja providenciado agendamento de transporte junto ao Departamento de Transportes. Setores localizados no Campus Chapecó devem solicitar o transporte das caixas junto à Assessoria de Logística e Suprimentos;
  • seja comunicado ao SEAP pelo e-mail arquivopermanente@uffs.edu.br, o dia que as caixas serão entregues na Sala 016. Mais informações podem ser obtidas nesse endereço ou pelo telefone (49) 2049-3196.

Na seção Acervo Arquivístico, constam informações sobre a documentação mantida no Arquivo Permanente, bem como orientações para a consulta de documentos permanentes recolhidos das unidades da UFFS.

 

4. ENCAMINHAMENTO DE DOCUMENTOS DIGITALIZADOS E TRAMITADOS EM SISTEMA INFORMATIZADO PARA O ARQUIVO

 

O encaminhamento de documentos digitalizados para tramitar no Sistema Eletrônico de Informações - SEI ou no Módulo de Protocolo: Mesa Virtual do SIPAC, deve ser solicitado quando a unidade administrativa ou acadêmica da Reitoria ou Campus Chapecó possuir, no mínimo, uma caixa arquivo preenchida com documentos originais/analógicos (em suporte papel).

Os modelos de listagem de transferência para documentos digitalizados e tramitados no SEI ou no SIPAC e os modelos de etiqueta para as caixas arquivo, estão disponibilizados na seção "Modelos para organizar documentos".

Lembramos que os documentos originais que forem digitalizados para tramitação no SEI, devem ser arquivados em caixa arquivo distinta das que acondicionam os documentos digitalizados para o SIPAC - Módulo Protocolo: Mesa Virtual.

A solicitação de encaminhamento deve ser formalizada na Relação de Transferência de Documentos Digitalizados, disponibilizada como modelo na opção "Cadastrar Documento" no Módulo Protocolo: Mesa Virtual do SIPAC,  e deve ser encaminhada para o Serviço de Arquivo Intermediário - SEAI (Assunto - 061.522 Transferência), sendo que as caixas com a documentação devem ser enviadas para o Departamento de Gestão Documental - sala 016 - subsolo do Prédio da Biblioteca - Campus Chapecó.

Orientações para o preenchimento da Relação de Transferência estão indicadas no item 4 do Manual Procedimentos para transferência e recolhimento de documentos analógicos por meio do Módulo Protocolo: Mesa Virtual para o Arquivo da Reitoria e Campus Chapecó.

Para o encaminhamento das caixas até o Campus Chapecó, além dos procedimentos acima, orientamos que:

  • as caixas sejam lacradas com fita adesiva para não se abrirem durante o transporte;
  • as caixas sejam identificadas para serem entregues no DGDOC (Sala 016 - Subsolo - Prédio Biblioteca);
  • as caixas sejam entregues no SEP-Reitoria (Unidade Bom Pastor) para envio pelo malote, ou seja providenciado agendamento de transporte junto ao Departamento de Transportes. Setores localizados no Campus Chapecó devem solicitar o transporte das caixas junto à Assessoria de Logística e Suprimentos;
  • seja comunicado ao SEAI pelo e-mail arquivointermediario@uffs.edu.br, o dia que as caixas serão entregues na Sala 016. Mais informações podem ser obtidas nesse endereço ou pelo telefone (49) 2049-3194

 

5. SOLICITAÇÃO DE CRIAÇÃO DE TIPO DE DOCUMENTO E TIPO DE PROCESSO NO MESA VIRTUAL DO SIPAC-UFFS

 

As solicitações  de criação de tipos de documentos e tipos de processos a constarem no Módulo de Protocolo: Mesa Virtual do SIPAC, ocorrem através da formalização da solicitação por mensagem de correio eletrônico.

Para requisitar a criação de um novo tipo de documento ou tipo de processo na listagem disponível para cadastro de documentos ou processos no sistema, encaminhe a solicitação para o endereço: seti.dgdoc@uffs.edu.br.

Os tipos de documentos disponíveis para utilização no Módulo Protocolo: Mesa Virtual podem ser conferidos na Lista de tipos de documentos que são criados e administrados pelo DGDOC no sistema.

 

6. SOLICITAÇÃO DE ALTERAÇÃO DE DADOS DE CADASTRO DE PROCESSOS NO MESA VIRTUAL DO SIPAC-UFFS

 

As solicitações de alteração de dados de cadastro de processos administrativos que já tramitaram no Módulo de Protocolo: Mesa Virtual do SIPAC, ocorrem através da formalização da solicitação por mensagem de correio eletrônico.

Os dados identificadores dos processos possíveis de serem alterados/adequados, caso tenham sido preenchidos equivocadamente ou deixados de serem preenchidos são: Tipo de Processo, Assunto do Processo, Assunto Detalhado, Observação e Interessado. 

Para requisitar a alteração ou preenchimento desses dados, encaminhe a solicitação para o endereço: seti.dgdoc@uffs.edu.br

A alteração de dados de cadastro em processos administrativos do Mesa Virtual pode ser realizada pelos próprios servidores das unidades, desde que estejam na unidade do servidor que for realizar a operação. Para isso, seguir as etapas do Tutorial para alterar dados de processos administrativos no Módulo Protocolo: Mesa Virtual.

 

7. SOLICITAÇÃO DE ORIENTAÇÃO NA CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS AVULSOS NO MESA VIRTUAL DO SIPAC-UFFS

 

O preenchimento do campo "Assunto do Documento", deve seguir os descritores do Código de Classificação de Documentos da UFFS. Em caso de necessidade de orientação na identificação do código adequado para o assunto do documento que está sendo cadastrado, encaminhe mensagem para o endereço: seti.dgdoc@uffs.edu.br

Adicionalmente à utilização do Código de Classificação de Documentos da UFFS, recomendamos a consulta ao:

Índice da Estrutura do Código de Classificação de Documentos da UFFS;

Tabela de Equivalência dos assuntos relativos às atividades-meio do Código de Classificação de Documentos da UFFS; e

Manual Procedimentos básicos para utilização dos campos Tipo de Documento, Tipo de Processo e Assuntos de Documentos e Processos no Mesa Virtual

 

8. EMPRÉSTIMO E CONSULTA DE DOCUMENTOS ACONDICIONADOS NO ARQUIVO DA REITORIA E CAMPUS CHAPECÓ

 

O empréstimo  e a consulta de documentos acondicionados no Arquivo da Reitoria e Campus Chapecó (sala 202 - Prédio da Biblioteca) ocorre em observância à Instrução Normativa nº 11/SETI/UFFS/2020, e devem ser solicitas pelos endereços: arquivointermediario@uffs.edu.br ou arquivopermanente@uffs.edu.br.

Documentos ou processos solicitados que foram produzidos até 31/12/2019, e que não tenham sido enviados pelo SGPD para arquivamento no DGDOC, o setor que solicitar o empréstimo deve providenciar o envio do documento/processo para a fila de trabalho do Serviço de Arquivo Intermediário - SEAI, para que o encaminhamento seja realizado fisicamente (pelo malote) e eletronicamente (pelo SGPD).