Nesta seção são disponibilizadas informações sobre os conjuntos documentais custodiados pelo Arquivo Intermediário e pelo Arquivo Permanente do Departamento de Gestão Documental. Ainda, são informadas as formas para a realização de consultas aos documentos permanentes e de longas temporalidade, além dos procedimentos para o empréstimo de documentos e processos administrativos.
Plataforma de Acesso ao Acervo Arquivístico
A Plataforma ACERVO possibilita a consulta e o acesso aos documentos arquivísticos de caráter permanente e de longas temporalidades que são produzidos e acumulados pela Universidade Federal da Fronteira Sul. Nesta ferramenta são disponibilizados os documentos arquivísticos que são transferidos e recolhidos para o Arquivo da Reitoria e Campus Chapecó, além de documentos que ainda encontram-se sob a custódia de outras unidades, mas que por retratarem atividades associadas aos seis Campi da UFFS, são disponibilizados à comunidade para consulta.
Assim, na plataforma estão sendo descritos e disponibilizados documentos textuais, fotográficos, sonoros e audiovisuais, que se constituem em uma amostra do acervo permanente produzido pela UFFS, permitindo vislumbrar relevantes acontecimentos que compõem a consolidação da Instituição desde a sua criação.
O conjunto de documentos disponibilizados na plataforma ACERVO será ampliado, na medida em que a documentação recolhida ao Arquivo Permanente passar por procedimentos técnicos, sendo digitalizada e descrita nesta ferramenta de consulta, passando a servir como subsídio para estudos, pesquisas, controle social, e conhecimento das ações e projetos desenvolvidos pela UFFS ao longo do tempo.
A disponibilização de documentos na Plataforma de Acesso ao Acervo Arquivístico da UFFS, segue as disposições da Instrução Normativa nº 11/SETI/UFFS/2020.
Para pesquisar na Plataforma de Acesso ao Acervo Arquivístico da UFFS, basta acessar o ACERVO ARQUIVÍSTICO. O acesso à plataforma também está disponibilizado no ACESSO FÁCIL do site da UFFS.
Consulta e acesso aos documentos arquivísticos
A consulta aos documentos do acervo arquivístico mantido no Arquivo da Reitoria e Campus Chapecó é proporcionada mediante contato com o Arquivo Intermediário ou com o Arquivo Permanente do Departamento de Gestão Documental, presencialmente nas Salas 212, 211 ou 210 (Prédio da Biblioteca), pelos telefones (49) 2049-3194 (Arquivo Intermediário) e (49) 2049-3196 (Arquivo Permanente) ou através de mensagem de correio eletrônico direcionada aos endereços: arquivointermediario@uffs.edu.br ou arquivopermanente@uffs.edu.br. Os procedimentos a serem observados para a consulta e acesso aos documentos estão discriminados na Instrução Normativa nº 11/SETI/UFFS/2020.
Empréstimo de documentos e processos administrativos
O empréstimo de processos é realizado mediante solicitação via mensagem de correio eletrônico. O servidor solicitante deve registrar o pedido de empréstimo do (s) processo (s) através do e-mail: arquivointermediario@uffs.edu.br ou arquivopermanente@uffs.edu.br e dirigir-se à salas 212/211/210 no prédio da Biblioteca para retirar os processos.
A solicitação de empréstimo de processos administrativos deve observar a Instrução Normativa nº 11/SETI/UFFS/2020, que dispõe sobre a política de acesso aos documentos arquivísticos mantidos no Arquivo da Reitoria e Campus Chapecó da Universidade Federal da Fronteira Sul - UFFS.
Arquivo Permanente da Reitoria e Campus Chapecó
No acervo do Arquivo Permanente, atualmente estão acondicionados documentos/processos administrativos produzidos e/ou acumulados pelas unidades administrativas e acadêmicas, conforme o Quadro de Arranjo de Documentos da UFFS, o qual sintetiza todas as séries e subséries que são de guarda permanente, como forma de informar aos usuários internos e externos, quais os conjuntos documentais foram recolhidos das unidades acadêmicas e administrativas da Reitoria e do Campus Chapecó, e que passaram a estar sob a custódia do Arquivo Permanente do Departamento de Gestão Documental. No Arquivo Permanente os documentos não são mais emprestados, estando disponíveis apenas para consulta, conforme as orientações da Instrução Normativa nº 11/SETI/UFFS/2020.
Até o momento, encontram-se acondicionados em 10 módulos de arquivo deslizante no Arquivo Permanente da Reitoria e Campus Chapecó, documentos avulsos e processos administrativos das seguintes unidades:
- Campus Chapecó
- Gabinete do Reitor
- Pró-Reitoria de Graduação
- Pró-Reitoria de Planejamento
- Pró-Reitoria de Administração e Infraestrutura
- Pró-Reitoria de Pesquisa e Pós-Graduação
- Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas
- Pró-Reitoria de Extensão e Cultura
- Pró-Reitoria de Assuntos Estudantis
- Secretaria Especial de Laboratórios
- Secretaria Especial de Tecnologia e Informação
Arquivo Intermediário da Reitoria e Campus Chapecó
No acervo do Arquivo Intermediário, atualmente estão acondicionados documentos/processos administrativos produzidos e/ou acumulados pelas unidades administrativas e acadêmicas, conforme o Código de Classificação de Documentos da UFFS, e que possuem como destinação a guarda intermediária. Por não necessitarem estar próximos às unidades da Reitoria e do Campus Chapecó que os produziram, estes documentos são transferidos para guarda no Arquivo Intermediário do Departamento de Gestão Documental. A consulta e uso dos documentos continua sendo preponderantemente da unidade acadêmica ou administrativa que procedeu a transferência, até que seja determinada a destinação final, eliminação, conforme os procedimentos da Portaria nº 1505/GR/UFFS/2021, ou o recolhimento para o Arquivo Permanente.
Até o momento, encontram-se acondicionados em 54 estantes no Arquivo Intermediário da Reitoria e Campus Chapecó, documentos avulsos e processos administrativos das seguintes unidades:
- Campus Chapecó
- Gabinete do Reitor
- Pró-Reitoria de Graduação
- Pró-Reitoria de Planejamento
- Pró-Reitoria de Administração e Infraestrutura
- Pró-Reitoria de Pesquisa e Pós-Graduação
- Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas
- Pró-Reitoria de Extensão e Cultura
- Pró-Reitoria de Assuntos Estudantis
- Secretaria Especial de Laboratórios
- Secretaria Especial de Tecnologia e Informação
O Departamento de Gestão Documental, que operacionaliza as atividades do Arquivo Intermediário e do Arquivo Permanente, está localizado no Campus Chapecó, Rodovia SC 484 - Km 02, Fronteira Sul. As salas administrativas do Departamento estão situadas no segundo andar do Prédio da Biblioteca:
Sala 211 - Departamento de Gestão Documental - DGDOC
Sala 212 - Serviço de Arquivo Intermediário - SEAI
Sala 210 - Serviço de Arquivo Permanente - SEAP
O acervo documental (Arquivo da Reitoria e Campus Chapecó) está acondicionado na sala 202, 2º andar do mesmo prédio.
O contato com o DGDOC e seus Serviços, pode ser realizado através do telefone (49) 2049-3194 ou pelo e-mail: seti.dgdoc@uffs.edu.br, (49) 2049-3196 - arquivointermediario@uffs.edu.br (SEAI) e (49) 2049-3195 - arquivopermanente@uffs.edu.br (SEAP).