UFFS institui novo sistema para produção e tramitação de documentos e processos administrativos
A Mesa Virtual é um dos serviços previstos no acordo de cooperação técnica com a UFRN

Publicado em: 14 de janeiro de 2020 11h01min / Atualizado em: 14 de janeiro de 2020 11h01min

A Universidade Federal da Fronteira Sul publicou nessa segunda-feira (13) a Portaria nº 27/GR/UFFS/2020, que institui o módulo de protocolo Mesa Virtual como sistema informatizado para produção e tramitação de documentos e processos administrativos. Com a implantação do novo sistema, a tramitação e produção de documentos e processos será feita exclusivamente de modo eletrônico.

A Mesa Virtual é um dos serviços disponibilizados na UFFS previstos no acordo de cooperação técnica firmado em 30 de julho de 2019 com a Universidade Federal do Rio Grande do Norte (UFRN). Conforme o acordo, a UFFS passa a ter os direitos de utilizar os sistemas desenvolvidos pela UFRN, denominados Sistemas Integrados de Gestão (SIG), entre eles o SIGAA, o SIPAC, o SIGRH, o SIGAdmin e Orbitais. Esse documento contempla o uso perpétuo dos sistemas envolvidos e o apoio técnico e negocial por um período de 3 anos por parte da UFRN aos servidores de Tecnologia e Informação da UFFS.

O novo sistema já vem sendo utilizado pelos servidores da Instituição desde o dia 6 de janeiro. Para que isso fosse possível, em 2019 foi constituída equipe de implantação com integrantes da Secretaria Especial de Tecnologia e Informação (SETI) e do EProcessos, além da colaboração de outros servidores, especialmente os que trabalham com protocolo.

As atividades preparatórias iniciaram em agosto de 2019 e passou pelas fases de transferência de conhecimentos aos integrantes da equipe de implantação pelos analistas da UFRN, planejamento da implantação, simulações dos principais processos e funcionalidades, preparação negocial (o que migrar e como migrar e também de conscientização dos servidores), preparação técnica (preparação e disponibilização de ambientes de testes, treinamento, homologação, produção), capacitação aos protocolistas, aos usuários da Reitoria e dos campi, documentação e  preparação final.

PORTAL DE SERVIÇOS UFFS

A Secretaria Especial de Tecnologia e Informação (SETI) da UFFS está lançando uma plataforma no ambiente WEB para hospedar informações sobre os serviços prestados pela Instituição denominada Portal de Serviços e pode ser acessada no endereço https://servicos.uffs.edu.br/.

Nesse ambiente, cada setor da UFFS poderá divulgar informações acerca de seus serviços, objetivos, orientações de como utilizá-los da melhor forma, ajuda em caso de dúvidas e apoio para o acesso. A plataforma tem como público toda a comunidade acadêmica da UFFS e está em sintonia com o Portal de Serviços do Governo Federal.

A primeira versão do Portal de Serviços da UFFS disponibiliza os seguintes recursos:
- Informações abertas para toda a comunidade e informações restritas aos seus servidores, dependendo do conteúdo e do público alvo da informação publicada;
- As informações são classificadas por categoria e sub-categoria de serviços;
- Sessão de notícias sobre os serviços ofertados pela UFFS;
- Sessão de FAQs (Perguntas frequentes);
- Sessão de tutoriais;
- Buscador por assunto, padrão "Pesquisa Google", para facilitar e direcionar o usuário aos assuntos de seu interesse;
- Sessão com as informações de Notícias, FAQs e Tutoriais destaques e os mais acessados;
- Possui interação com o usuário para coletar se as informações postadas foram úteis, formando um banco de dados para que os responsáveis pelos serviços possam melhorar os conteúdos postados;
- Possui recurso para a abertura de chamado de TI caso a solicitação que o usuário procurou a solução no Portal não tenha sido o suficiente para resolver o problema;
- Possui estatísticas dos assuntos mais pesquisados.

Para os próximos meses estão previstas novas funcionalidades e a oferta para os outros setores da UFFS divulgarem seus serviços e informações, tais como:
- Canais de atendimento por chat, por serviço;
- Robô para autoatendimento a partir de scripts e tutoriais como primeiro contato;
- Painel de monitoramento do status dos serviços.

Também no Portal de Serviços da UFFS podem ser acessadas mais informações sobre como proceder em cada situação e também instrução de como utilizar o SIPAC - Mesa Virtual.